A. Tujuan Pembelajaran

Setelah mengikuti materi ini, peserta diharapkan mampu:

1. Menjelaskan pengertian workbook dan worksheet.
2. Membuat workbook baru di Microsoft Excel.
3. Membuka workbook yang sudah tersimpan.
4. Menyimpan workbook dengan nama dan lokasi yang benar.
5. Menggunakan fitur Save dan Save As.
6. Menambahkan, mengganti nama, memindahkan, menyalin, dan menghapus worksheet.
7. Mengatur urutan worksheet agar lebih terorganisasi.
8. Mengenali format file Excel.
9. Menutup workbook dengan benar.
10. Melakukan pengelolaan dasar dan perlindungan struktur workbook.

B. Mengenal Workbook dan Worksheet

Sebelum mempelajari cara mengelola workbook, peserta harus memahami dua istilah penting dalam Microsoft Excel.

1. Workbook

Workbook adalah sebuah file atau buku kerja Excel yang dapat berisi satu atau beberapa worksheet.

Contoh nama workbook:

• Data_Pegawai.xlsx
• Laporan_Keuangan.xlsx
• Rekap_Absensi.xlsx
• Inventaris_Kantor.xlsx

Bayangkan workbook sebagai sebuah buku administrasi. Di dalam buku tersebut terdapat beberapa halaman yang masing-masing digunakan untuk mencatat data berbeda.

2. Worksheet

Worksheet adalah lembar kerja yang terdapat di dalam sebuah workbook.

Contohnya, satu workbook bernama Administrasi_Kantor.xlsx memiliki tiga worksheet:

• Data Pegawai
• Data Absensi
• Rekapitulasi

Masing-masing worksheet dapat digunakan untuk mengelola informasi yang berbeda, tetapi tetap berada dalam satu file Excel.

3. Perbedaan Workbook dan Worksheet

Contoh sederhana:

Workbook: Administrasi_Kantor.xlsx

Isi worksheet:

• Sheet 1: Data Pegawai
• Sheet 2: Absensi
• Sheet 3: Data Inventaris
• Sheet 4: Rekapitulasi

C. Membuat Workbook Baru

Membuat workbook baru adalah kegiatan pertama sebelum kita mulai mengolah data menggunakan Excel.

Langkah-langkah:

1. Buka aplikasi Microsoft Excel.
2. Pada halaman awal, pilih Blank Workbook.
3. Tunggu sampai lembar kerja Excel terbuka.
4. Workbook baru akan muncul dengan nama sementara, biasanya Book1.
5. Workbook siap digunakan untuk memasukkan data.

Cara cepat:

Tekan Ctrl + N pada keyboard untuk membuat workbook baru.

Contoh penerapan administrasi perkantoran

Seorang staf administrasi diminta membuat file pendataan pegawai. Staf tersebut membuka Excel dan membuat workbook baru untuk menyimpan seluruh informasi pegawai.

D. Membuka Workbook yang Sudah Ada

Membuka workbook digunakan ketika kita ingin melanjutkan pekerjaan atau melihat data yang sebelumnya sudah disimpan.

Langkah-langkah:

1. Buka Microsoft Excel.
2. Klik menu File.
3. Pilih Open.
4. Pilih Browse.
5. Cari folder tempat workbook disimpan.
6. Klik file Excel yang ingin dibuka.
7. Klik Open.

Cara cepat:

Tekan Ctrl + O, kemudian pilih file yang akan dibuka.

Contoh:

Kita memiliki file Data_Pegawai.xlsx di folder Documents. Untuk melanjutkan pengolahan data pegawai, buka file tersebut melalui menu Open.

E. Menyimpan Workbook (Save)

Save adalah perintah untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan pada workbook.

Fitur ini penting karena setiap perubahan data perlu disimpan agar tidak hilang saat aplikasi ditutup.

Langkah-langkah:

1. Klik menu File.
2. Pilih Save.
3. Apabila workbook belum pernah disimpan, Excel akan meminta nama dan lokasi penyimpanan.
4. Tentukan folder penyimpanan.
5. Masukkan nama file.
6. Klik Save.

Cara cepat:

Tekan Ctrl + S.

Contoh:

Nama workbook: Data_Pegawai.xlsx

Lokasi penyimpanan: Documents/Latihan Excel

Setelah mengubah atau menambahkan data, tekan Ctrl + S untuk menyimpan perubahan.

Catatan penting: Biasakan menekan Ctrl + S secara berkala selama bekerja.

F. Menggunakan Save As

Save As adalah fitur untuk menyimpan workbook menggunakan nama berbeda, lokasi berbeda, atau format file yang berbeda.

Perbedaan Save dan Save As:

Langkah-langkah Save As:

1. Klik File.
2. Pilih Save As.
3. Klik Browse.
4. Tentukan folder penyimpanan.
5. Masukkan nama baru pada bagian File Name.
6. Pilih jenis file apabila diperlukan.
7. Klik Save.

Contoh penerapan:

File awal:
Laporan_Keuangan.xlsx

Ketika ingin membuat salinan untuk laporan bulan berikutnya:

Laporan_Keuangan_November.xlsx

Dengan Save As, file awal tetap tersedia dan hasil pekerjaan baru dapat disimpan sebagai file terpisah.

G. Mengenal Format File Excel

Microsoft Excel memiliki beberapa jenis format file yang perlu diketahui oleh peserta pelatihan.

Penjelasan penting:

• .xlsx merupakan pilihan umum untuk menyimpan pekerjaan Excel sehari-hari.
• .xlsm digunakan ketika workbook membutuhkan macro VBA.
• .xls digunakan untuk kompatibilitas dengan Excel versi lama.
• .csv cocok untuk pertukaran data sederhana, tetapi hanya menyimpan worksheet aktif dan tidak mempertahankan seluruh format Excel.
• .pdf cocok ketika hasil laporan ingin dibagikan tanpa mudah diubah seperti lembar kerja Excel.

Untuk kebutuhan administrasi perkantoran dasar, gunakan format .xlsx.

H. Menambahkan Worksheet Baru

Ketika mengerjakan administrasi kantor, terkadang kita membutuhkan beberapa worksheet dalam satu workbook.

Contohnya:

• Worksheet Data Pegawai
• Worksheet Data Absensi
• Worksheet Data Inventaris

Cara pertama: Menggunakan tombol tambah sheet

1. Buka workbook.
2. Perhatikan bagian bawah jendela Excel.
3. Cari tombol + di samping tab worksheet.
4. Klik tombol +.
5. Worksheet baru akan muncul.

Cara kedua: Menggunakan Ribbon

1. Klik tab Home.
2. Pilih Insert.
3. Klik Insert Sheet.

Cara cepat:

Tekan Shift + F11 untuk menambahkan worksheet baru.

I. Mengganti Nama Worksheet (Rename)

Secara otomatis, Excel memberikan nama worksheet seperti Sheet1, Sheet2, dan Sheet3.

Nama tersebut sebaiknya diganti agar lebih mudah dikenali.

Langkah-langkah:

1. Arahkan kursor ke tab Sheet1.
2. Klik dua kali pada nama Sheet1.
3. Hapus nama lama.
4. Ketik nama baru, misalnya Data Pegawai.
5. Tekan Enter.

Cara lainnya:

1. Klik kanan pada tab Sheet1.
2. Pilih Rename.
3. Masukkan nama baru.
4. Tekan Enter.

Contoh perubahan nama:

Ketentuan penamaan worksheet:

• Maksimal 31 karakter.
• Tidak boleh kosong.
• Tidak boleh menggunakan karakter / \ ? * : [ ].
• Nama worksheet sebaiknya singkat dan mudah dipahami.

J. Memindahkan Worksheet (Move)

Move Worksheet adalah fitur untuk memindahkan posisi tab worksheet agar urutannya lebih teratur.

Contoh urutan awal:

1. Rekapitulasi
2. Inventaris
3. Data Pegawai
4. Absensi

Urutan yang diinginkan:

1. Data Pegawai
2. Absensi
3. Inventaris
4. Rekapitulasi

Langkah-langkah:

1. Klik tab worksheet yang ingin dipindahkan.
2. Tahan tombol kiri mouse.
3. Geser tab ke posisi yang diinginkan.
4. Lepaskan mouse.

Perhatikan tanda panah kecil yang menunjukkan lokasi worksheet akan ditempatkan.

Contoh:

Pindahkan tab Data Pegawai ke posisi paling kiri agar menjadi worksheet pertama.

K. Menyalin Worksheet (Copy)

Copy Worksheet digunakan untuk membuat salinan worksheet tanpa mengubah worksheet aslinya.

Fitur ini berguna ketika kita memiliki format tabel yang sama untuk beberapa bagian pekerjaan.

Langkah-langkah:

1. Klik kanan pada tab worksheet yang ingin disalin.
2. Pilih Move or Copy.
3. Tentukan posisi salinan pada bagian Before Sheet.
4. Centang pilihan Create a copy.
5. Klik OK.

Worksheet baru akan muncul sebagai hasil salinan.

Contoh penerapan:

Kita mempunyai worksheet Absensi Oktober.

Untuk membuat format bulan berikutnya, salin worksheet tersebut dan ubah namanya menjadi Absensi November.

Dengan demikian, kita tidak perlu membuat ulang seluruh struktur tabel.

L. Menghapus Worksheet (Delete)

Delete Worksheet digunakan untuk menghapus lembar kerja yang sudah tidak diperlukan.

Langkah-langkah:

1. Tentukan worksheet yang akan dihapus.
2. Klik kanan pada tab worksheet.
3. Pilih Delete.
4. Konfirmasi apabila Excel menampilkan peringatan.

Contoh:

Dalam workbook terdapat:

• Data Pegawai
• Absensi
• Inventaris
• Sheet1

Apabila Sheet1 sudah tidak digunakan dan memang tidak berisi data penting, worksheet tersebut dapat dihapus.

Perhatian: Periksa kembali sebelum menghapus worksheet karena data di dalamnya juga akan ikut terhapus. Pastikan tidak ada informasi penting yang masih diperlukan.

M. Menyembunyikan dan Menampilkan Worksheet (Hide dan Unhide)

Hide digunakan untuk menyembunyikan worksheet dari tampilan tanpa menghapus datanya.

Cara menyembunyikan:

1. Klik kanan pada tab worksheet.
2. Pilih Hide.
3. Worksheet akan menghilang dari tampilan tab.

Cara menampilkan kembali:

1. Klik kanan pada salah satu tab worksheet.
2. Pilih Unhide.
3. Pilih worksheet yang ingin ditampilkan.
4. Klik OK.

Contoh penggunaan:
Worksheet Data Internal dapat disembunyikan sementara ketika pengguna hanya ingin menampilkan worksheet Laporan.

Catatan: Hide bukan fitur keamanan. Worksheet yang disembunyikan masih dapat ditampilkan kembali oleh pengguna yang memiliki akses.

N. Melindungi Struktur Workbook (Protect Workbook)

Protect Workbook digunakan untuk membatasi perubahan pada struktur workbook.

Misalnya, mencegah pengguna menambahkan, menghapus, memindahkan, menyembunyikan, atau mengganti nama worksheet.

Langkah-langkah:

1. Klik tab Review.
2. Pilih Protect Workbook.
3. Masukkan password apabila ingin menggunakan perlindungan dengan kata sandi.
4. Konfirmasi password.
5. Klik OK.

Untuk membuka perlindungan, pilih kembali Protect Workbook dan masukkan password yang benar.

Catatan penting:

Protect Workbook berbeda dengan Protect Sheet dan pemberian password untuk membuka file. Protect Workbook melindungi struktur workbook, bukan otomatis mengunci seluruh isi sel. Simpan password dengan aman karena Microsoft tidak dapat memulihkan password yang hilang.

O. Menutup Workbook

Setelah pekerjaan selesai, workbook perlu ditutup dengan benar.

Langkah-langkah:

1. Pastikan seluruh pekerjaan sudah disimpan.
2. Klik menu File.
3. Pilih Close.

Cara lain:

• Tekan Ctrl + W untuk menutup workbook aktif.
• Klik tombol X pada jendela Excel untuk menutup aplikasi.

Jika muncul pertanyaan untuk menyimpan perubahan, periksa kembali pekerjaan sebelum memilih Save atau Don’t Save.

P. Ringkasan Shortcut Keyboard

Q. Tips Mengelola Workbook untuk Administrasi Perkantoran

Agar pekerjaan administrasi menjadi lebih profesional, terapkan kebiasaan berikut:

1. Gunakan nama file yang jelas dan sesuai isi pekerjaan.
2. Simpan file pada folder yang tepat.
3. Gunakan nama worksheet yang singkat dan mudah dipahami.
4. Pisahkan jenis data berdasarkan worksheet.
5. Susun urutan worksheet secara sistematis.
6. Lakukan penyimpanan secara berkala menggunakan Ctrl + S.
7. Buat salinan atau backup sebelum melakukan perubahan besar.
8. Gunakan format .xlsx untuk pekerjaan Excel biasa.
9. Periksa kembali isi workbook sebelum dibagikan kepada orang lain.
10. Jangan menghapus worksheet sebelum memastikan datanya tidak dibutuhkan lagi.

R. LATIHAN PRAKTIK PESERTA

Praktik 1: Membuat dan Mengelola Workbook Administrasi Pegawai

Studi kasus:

Anda bekerja sebagai staf administrasi pada sebuah perusahaan. Atasan meminta Anda membuat satu file Excel untuk mengelola data administrasi pegawai.

Anda harus membuat workbook dengan nama:

Administrasi_Pegawai_Nama_Peserta.xlsx

Workbook tersebut harus memiliki empat worksheet.

Tahapan pengerjaan

Tahap 1 – Membuat workbook

1. Buka Microsoft Excel.
2. Pilih Blank Workbook.
3. Simpan workbook dengan nama Administrasi_Pegawai_Nama_Peserta.xlsx.
4. Simpan di folder Documents dengan nama folder Latihan Excel.

Tahap 2 – Mengatur worksheet

Buat dan atur empat worksheet dengan nama berikut:

Peserta harus menggunakan fitur Rename, Insert Sheet, dan Move Worksheet.

Tahap 3 – Menguji fitur Copy Worksheet

1. Pilih worksheet Data Pegawai.
2. Klik kanan pada tab worksheet.
3. Pilih Move or Copy.
4. Centang Create a copy.
5. Buat salinan worksheet tersebut.
6. Ubah nama salinan menjadi Backup Data.

Tahap 4 – Menguji fitur Hide dan Unhide

1. Sembunyikan worksheet Backup Data.
2. Tampilkan kembali worksheet tersebut menggunakan Unhide.

Tahap 5 – Menguji fitur Delete

1. Tambahkan satu worksheet baru bernama Percobaan.
2. Hapus worksheet Percobaan menggunakan perintah Delete.

Tahap 6 – Menyimpan salinan workbook

1. Klik File.
2. Pilih Save As.
3. Buat file salinan dengan nama Backup_Administrasi_Pegawai_Nama_Peserta.xlsx.
4. Simpan di folder yang sama.

Tahap 7 – Mengakhiri pekerjaan

1. Pastikan workbook sudah disimpan.
2. Tutup workbook.
3. Buka kembali file utama.
4. Periksa apakah seluruh worksheet sudah tersimpan dengan benar.

Praktik 2: Tantangan Pengelolaan Workbook

Kerjakan tugas berikut secara mandiri:

1. Buat workbook baru bernama Administrasi_Kantor.xlsx.
2. Buat lima worksheet dengan nama:
   • Data Pegawai
   • Data Absensi
   • Data Inventaris
   • Data Surat Masuk
   • Data Surat Keluar
3. Tukar posisi worksheet Data Surat Masuk menjadi urutan kedua.
4. Salin worksheet Data Inventaris.
5. Sembunyikan worksheet salinannya.
6. Tampilkan kembali worksheet yang disembunyikan.
7. Hapus worksheet yang tidak diperlukan.
8. Simpan workbook.
9. Buat salinan menggunakan Save As dengan nama Backup_Administrasi_Kantor.xlsx.
10. Tutup dan buka kembali workbook utama.

S. SOAL EVALUASI TEORI

Jawablah pertanyaan berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan workbook dalam Microsoft Excel?
2. Apa perbedaan workbook dan worksheet?
3. Apa fungsi dari perintah Save?
4. Apa perbedaan Save dan Save As?
5. Apa fungsi tombol Ctrl + S?
6. Bagaimana cara menambahkan worksheet baru?
7. Bagaimana cara mengganti nama worksheet?
8. Apa fungsi fitur Move or Copy?
9. Apa perbedaan Hide dan Delete Worksheet?
10. Apa fungsi Protect Workbook?
11. Apa ekstensi standar workbook Excel?
12. Apa yang terjadi apabila workbook ditutup sebelum perubahan disimpan?
13. Bagaimana cara menyalin worksheet tanpa menghilangkan worksheet aslinya?
14. Bagaimana cara menampilkan worksheet yang sudah disembunyikan?
15. Mengapa workbook administrasi sebaiknya diberi nama secara jelas?